1、办理存档人员应携带单位介绍信，凭介绍信存入档案或由我中心向原档案保管单位出具商调函调档。

    2、办理存档人员在档案交接簿上签字。如批量转入档案，应提供一式两份交接清单（包括：姓名、身份证号），交接双方签字。商调档案回执交由办理存档人员办理。

    3、存入的档案应由送档单位先行审核，出具档案目录清单，由我中心现场审核。如不能提供档案目录清单，我中心在整理档案时发现缺少的材料通知送档单位补交。

    二、应届毕业生人事档案的交接

    1、委托存档单位与应届毕业生签订三方协议时，将档案接收单位明确为“北京市卫生人才交流服务中心”。

    2、卫生人才中心与委托存档单位核对确认档案人员名单。

    3、根据委托存档单位需要办理档案借出手续。

    4、档案借出1个月内需归还。

    三、转出人事档案

   （一）档案转回委托单位

    1、出具委托单位人事部门介绍信。

    2、在我中心转出档案登记薄上签字。

   （二）档案转其它单位

    1、出具档案接收单位商调函和原单位介绍信,所持商调函必须是经组织部门批准有人事管理权限单位开具的。

    2、出具与原单位解除劳动关系的证明。
    3、出具《存档人员登记表》、归档材料、行政工资介绍信

    4、在我中心转出档案登记薄上签字。

    5、档案须在规定的时限内递交接收单位，任何个人不得私自保管人事档案。

    6、及时将档案转递回执交回我中心。

    四、查阅和借用档案

    1、查（借）阅本单位干部人事档案，出具本单位人事部门介绍

信。查（借）阅其它单位干部人事档案，出具本单位和被查阅人所在单位人事部门介绍信。查（借）阅档案的同志必须是中共党员（两人），应随身携带身份证和工作证，与介绍信同时使用。

    2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案。本人确需借用档案材料，须出具单位人事部门介绍信。

    3、干部人事档案一般不外借，如特殊情况必须借出的，时间一般不应超过两周。

    4、履行（借）查登记手续。

    5、查（借）阅干部人事档案，不得写划、涂改、拆散、抽出、增添、污损档案内容。

    6、注意保密，不得与无关人员谈论或泄露档案内容。

    7、未经批准，不得复制档案材料；查档摘抄或复印的材料应办理登记手续，且不得给无关人员传看，用完后应自行销毁。非保密本不能记录干部人事档案内容。

    五、散材料收集归档

    1、干部人事档案材料收集部门，要根据干部人事工作有关文件的要求，对收集的干部人事档案材料进行认真仔细地清点和鉴别审查。归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应真实、完整、齐全，文字清楚，对象明确，有承办单位，有形成材料的日期。凡是由组织审查盖章的，须由组织盖章，规定要与本人见面的的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面未签字的，可由组织注明。任免审批表（包括上级的考察材料）和录用聘用审批表，必须注明批准机关的名称、时间和文号。出国、出境审批表，要注明所去之处、往返的时间及出去的目的。

    2、对批量送交的散档材料，要出具材料登记单（注明姓名、材料类别、数量等情况），同时办理交接手续。

    3、干部人事档案收集部门要与档案管理部门加强沟通，确保干部人事档案材料及时归档。

    4、干部人事档案材料文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需要复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

    六、办理人事证明

    1、应出示单位介绍信；

    2、存档个人要求出具有关证明，应出示本人身份证，查验后方可提供服务。

    3、证明内容必须为存档人员档案中已记载的内容。